¿Por qué es importante la preservación digital?

La conservación de estos documentos es el último acto del ciclo de vida de los documentos, que se aplica meticulosamente cuando son documentos en papel (conocidos como analógicos) pero no tan meticulosamente cuando están informatizados; de hecho, a veces todavía se nos escapa que la obligación de realizar esta acción, en el caso de la Administración Pública, se refiere a todo tipo de documentos y no sólo a las facturas electrónicas y al registro de protocolo diario.

Permaneciendo en el ámbito de la AP, todos los documentos informatizados que pasen a formar parte del archivo, de hecho, deben ser conservados a excepción de aquellos que puedan ser destruidos de acuerdo con las disposiciones de la Superintendencia de Patrimonio Cultural.

Las ventajas de la conservación digital

La conservación digital de los documentos informatizados permite esencialmente un importante ahorro de tiempo y costes, y garantiza también una mayor eficacia en la gestión de los propios documentos.

Pero veamos en detalle las ventajas de la conservación digital:

  • Preservación de la integridad del patrimonio documental
  • Recuperación y compartición/transmisión de documentos en tiempo real
  • Reducción de los costes de impresión
  • Reducción del espacio dedicado al archivo de documentos en papel
  • Accesibilidad de los documentos digitales mediante un software de gestión que los pone a disposición para gestionar los procedimientos administrativos sólo en formato digital, eliminando así cualquier "tiempo analógico".
  • Tiempo dedicado a la gestión y consiguiente recuperación de personal
  • Reducción del impacto organizativo en caso de visitas de inspección
  • Mayor eficiencia en la organización de los documentos y su gestión (gracias a la automatización de los procesos)

El servicio de conservación digital de documentos informáticos que cumple con la normativa: APSer.Archive

APKAPPA es un conservador acreditado por AgID desde el 21 de abril de 2015 y presta el servicio de conservación digital de documentos informáticos conforme a la normativa con su sistema de software APSer.Archivio, un centro de servicios que funciona en su propio centro de datos y que recibe y conserva los documentos informáticos cumpliendo plenamente las normas técnicas dictadas por la normativa y por la Agenzia per l'Italia Digitale.

En noviembre de 2017 APSer.Archivio fue supervisado de nuevo por el RINA, tras lo cual se renovó su acreditación y se emitió el certificado nº CONS-18 de cumplimiento del art. 24 del Reglamento (UE) 910/2014 eIDAS sobre la base de la lista de comprobación AgID.
 
APSer.Archivio adquiere los paquetes de depósito por vía electrónica, con canales de acceso protegidos y privilegiados, y los preserva con pleno respeto a las normas técnicas establecidas por el DPCM 3/12/2013, las directrices AgID y el Código de Administración Digital (tal y como se documenta en el Manual de Preservación de APSer.Archivio, que puede consultarse desde la lista pública de conservadores). 
 
Si los documentos informáticos son producidos, adquiridos y/o gestionados por los módulos de aplicación de hyperSIC, la automatización (para seguirlos y enviarlos para su preservación) con APSer.Archivio es aún mayor y, por lo tanto, un apoyo aún mayor para el responsable de la preservación digital de la administración.


 

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