Sistemi di conservazione digitale dei documenti della PA

Conservazione digitale a norma: cos’è e come funziona

La conservazione digitale a norma dei documenti informatici, è un insieme di procedure informatiche ed organizzative che permette di preservare le caratteristiche di sicurezza, integrità, e immodificabilità dei documenti informatici nel tempo.

Perché è importante la conservazione digitale

La conservazione è l’atto finale del ciclo di vita dei documenti, applicato meticolosamente quando si tratta di documenti cartacei (detti analogici) ma non altrettanto quando sono informatici; a volte sfugge infatti ancora che l’obbligatorietà di compiere tale azione, nel caso della Pubblica Amministrazione, riguarda tutte le tipologie e non solo fatture elettroniche e registro giornaliero di protocollo.

Rimanendo in ambito della PA, tutti i documenti informatici che divengono parte dell’archivio, infatti, devono essere conservati fatto salvo quelli che potranno essere distrutti in accordo a quanto stabilito dalla Sovrintendenza dei Beni Culturali.

I vantaggi della conservazione digitale a norma

La conservazione digitale dei documenti informatici permette in sostanza un ingente risparmio di tempi e costi, garantendo inoltre maggiore efficienza relativa alla gestione dei documenti stessi.

Ma vediamo nel dettaglio i vantaggi della conservazione digitale:

Tutela dell’integrità del patrimonio documentale
Reperimento e condivisione/trasmissione di documenti in tempo reale
Riduzione dei costi di stampa
Riduzione degli spazi dedicati all’archiviazione cartacea dei documenti
Accessibilità dei documenti digitali da parte di software gestionali che li rendono disponibili per gestire i procedimenti amministrativi solo in forma digitale, eliminando quindi qualsiasi “momento analogico”.
Tempo dedicato alla gestione e conseguente recupero di personale
Riduzione dell’impatto organizzativo in caso di visite ispettive
Maggiore efficienza nell’organizzazione dei documenti e nella loro gestione (dovuta all’automazione del processo)

Il servizio di conservazione digitale a norma dei documenti informatici: APSer.Archivio

APKAPPA è conservatore accreditato AgID dal 21 aprile 2015 ed eroga il servizio di conservazione digitale a norma dei documenti informatici con il proprio sistema software APSer.Archivio, un centro servizi attivo nel proprio datacenter che accoglie e conserva i documenti informatici nel pieno rispetto delle regole tecniche dettate dalla normativa e dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Nel novembre 2017 APSer.Archivio è stato nuovamente sottoposto a vigilanza, da parte di RINA, a valle della quale è stato rinnovato l’accreditamento ed emesso il certificato n. CONS-18 di conformità all’art.24 del Regolamento (UE) 910/2014 eIDAS sulla base della lista di riscontro di AgID.

APSer.Archivio acquisisce pacchetti di versamento per via telematica, con canali di accesso protetti e privilegiati, e li conserva nel pieno rispetto delle regole tecniche stabilite dal DPCM 3/12/2013, dalle linee guida dell’AgID e dal codice per l’amministrazione digitale (come documentato nel Manuale di Conservazione di APSer.Archivio, consultabile dall’elenco pubblico dei conservatori).

Qualora i documenti informatici siano prodotti, acquisiti e/o gestiti da moduli applicativi hyperSIC, l’automazione (per rintracciarli e mandarli in conservazione) con APSer.Archivio è ancora più elevata e per questo di ulteriore maggior supporto al responsabile della conservazione digitale dell’Ente.