Tra tutti i documenti che popolano gli archivi pubblici, ve ne sono solo due specie per i quali, ad oggi, il legislatore ha dato precise istruzioni circa il loro versamento in conservazione: il registro giornaliero di protocollo, che dallo scorso 12 ottobre è obbligatorio versare tutti i giorni, e le fatture elettroniche.
In particolare su queste ultime le disposizioni sono contenute nel decreto Ministero dell'Economia e Finanze 17 giugno 2014 pubblicato in G.U. n. 146 il 26 giugno 2014; il periodo di adozione di tale decreto è quello in cui la c.d. PA centrale è entrata in regime di fatturazione elettronica sia attiva che passiva. Qualche mese più tardi, più precisamente il 31/3/2015, anche la PA locale ha affrontato tale adempimento.
In quelle settimane si era generata tanta confusione circa le tempistiche di avvio in conservazione di queste fatture (le c.d. FatturaPA), complice anche qualche iniziativa commerciale un po' strumentalizzata da parte di alcuni operatori del mercato. Infatti, trattandosi a tutti gli effetti di documenti informatici essi dovevano assolutamente essere avviati in conservazione ma, soprattutto per la PA locale, il decreto del 17 giugno 2014 concedeva del tempo.
Ma veniamo ai giorni d'oggi: ora il tempo rimasto per avviare in conservazione le fatturePA riferite all'esercizio 2015 è al limite, infatti tale azione va compiuta al massimo entro il 31 dicembre 2016. Tale scadenza infatti è definita dal comma 3 dell'art. 3 del citato decreto che recita testualmente "Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giuno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489" e questo comma ci istruisce così "A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici e' considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici ..."
E' bene inoltre tener conto della disposizione data dalla lettera b) comma 1 dello stesso articolo che recita "I documenti informatici sono conservati in modo che ...omissis ... b) siano consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici...". Il monito è chiaro: non affidare i propri documenti informatici (ndr - in questo caso le fatturaPA) a sistemi di conservazione tombale ma a sistemi che interagiscono in maniera dinamica con i sistemi gestionali. APSer.Archivio soddisfa pienamente questo requisito, soprattutto se il sistema gestionale che genera e gestisce i documenti prima di versarli in conservazione è hyperSIC(R).