Nelle
emergenze è fondamentale essere rapidi ed efficaci, su tutti i fronti ed in quella che stiamo vivendo si aggiunge anche l’ulteriore difficoltà del distanziamento sociale.
Lo ha avuto ben in mente il
Comune di Barletta quando, a valle del D.P.C.M. 28 marzo 2020, ha rivolto il proprio pensiero alle sue migliaia di cittadini in difficoltà dai quali si aspettava altrettante richieste di buoni spesa e generi di prima necessità.
Sin da subito ha attivato la possibilità di ricevere provvisoriamente le richieste per mail, che dal 1° al 7 aprile sono state in tutto
1.608, con 5 operatori in smart working per 8 giorni lavorativi (10 giorni solari) impegnati a
scaricarle, protocollarle e assegnarle alle assistenti sociali: il risultato raggiunto è stato di una media di lavorazione di
120 istanze/giorno con un impegno complessivo di
40 giorni/uomo, ma l’obiettivo era moltiplicare la capacità di ricezione per ridurre al massimo il tempo di lavorazione e risposta.
Il canale provvisorio della
mail si è rivelato sin da subito scarsamente produttivo, sia perché troppo lento dal punto di vista organizzativo rispetto ad un impiego di risorse umane molto alto, e sia per la scarsa qualità del dato ricevuto (come peraltro già previsto dal Comune) perché lasciava aperta la possibilità di ricevere documenti troppo grandi o incompleti vanificando lo sforzo di ottimizzare il tempo.
Ecco quindi la scelta di abilitare un
servizio on line, realizzato con
hyperSIC Cloud, semplice, accessibile anche da smartphone e ad accesso libero. Il cittadino, anche solo con il proprio telefono, accede al sito comunale e da qui con un clic apre una pagina web dedicata, dove, fin da subito, può fornire le informazioni necessarie alla corretta compilazione della richiesta.
Al termine ottiene un
documento PDF già compilato con i dati che ha fornito ed al tempo stesso la consegna, automatizzata, del medesimo file alla PEC del Comune affinché venga registrato al protocollo generale, e, soprattutto, la sua immediata sottomissione agli operatori che devono esaminarla.
Ecco quindi che il ritmo si eleva in maniera molto significativa: dal 7 al 10 aprile 2020, cioè in soli tre giorni, sono state
acquisite, protocollate e assegnate agli assistenti sociali, in modo completamente automatizzato,
670 istanze digitali con una
media di 234 istanze/giorno ed
azzerando totalmente l’impegno degli operatori in modo da poterli integrare allo staff che gestiva il servizio per l’acquisizione delle domande via telefono, rivolto ai cittadini non dotati di pc, smartphone e tablet. Da segnalare che anche gli operatori si sono avvalsi del servizio on line per caricare le richieste telefoniche in modo da dare loro lo stesso iter di quelle ricevute on line direttamente dai richiedenti.
Per quanto riguarda poi l’erogazione del servizio, il Comune di Barletta ha scelto anche di organizzare la
consegna a domicilio: ecco quindi che, una volta approvata la richiesta, gli operatori dei servizi sociali attivavano il terzo settore per procedere alla consegna direttamente a casa del cittadino. Costoro, oltre alla consegna, provvedevano a far firmare la richiesta al cittadino in modo da completare anche l’aspetto formale dell’istanza.
Il servizio è stato studiato per essere alla portata di tutti, ma soprattutto per evitare di creare ulteriori difficoltà ai cittadini nel caso in cui fosse stato privo di pc, stampanti, SPID o altro perché gli è sufficiente uno smartphone.
La dirigente responsabile dell’Agenda Digitale e Transizione Digitale del Comune di Barletta, Dott.ssa Rosa Di Palma, molto prima di questa emergenza
ha adottato misure organizzative in tema di transizione digitale che hanno rivelato sin da subito, ma in forma potenziata in queste settimane, il valore effettivo di
aver risolto “in tempo di pace” ciò che travolge le organizzazioni “in tempo di guerra”.
Ad esempio la scelta di gestire i servizi comunali (anagrafe, contabilità, tributi…) con un
software SaaS qualificato da AgID per il Cloud della PA e completamente
web-based, come hyperSIC Cloud, ha permesso al Comune di far lavorare in smart working 105/224 dipendenti nel pieno rispetto dei criteri di sicurezza e accessibilità, senza alcun intervento propedeutico e sin dal momento in cui ne è emersa la necessità.
HyperSIC Cloud consente al Comune di
rimodulare le proprie attività con velocità e semplicità sfruttando quanto più possibile internet e la tecnologia web-based responsiva che ne permette l’uso con qualsiasi dispositivo, compresi smartphone e tablet.
Oltre a quelli già attivi, tenuto conto anche dei positivi risultati raccolti in queste settimane, il Comune sta lavorando per attivare
molti altri servizi digitali con il fine di potenziare e facilitare sempre più la comunicazione e la relazione con i cittadini e le imprese del territorio.
APKAPPA sta rispondendo alle esigenze lavorative ed organizzative dei suoi Clienti con molte soluzioni per agevolare il rapporto con i cittadini ed il lavoro agile: dai servizi on line potenziati come quello di acquisizione delle richieste di buoni spesa del Comune di Barletta, all’APP Cittadino Digitale per agevolare la comunicazione verso i cittadini, ai servizi on line per ottenere certificati e documenti senza uscire di casa e molti altri simili.