Per
Conservazione digitale a norma si intende un particolare processo di redazione, creazione, archiviazione e gestione di un documento in formato digitale. Processo che deve però seguire
criteri ben precisi.
In primo luogo, il documento deve essere assolutamente fedele a come si presentava al momento di validazione e deve apporre:
- Marca temporale;
- Firma digitale.
Deve essere inoltre redatto in un
formato consentito (JPG, PDF, messaggi di posta elettronica, TXT, XML).
Possiamo riassumere i principali
scopi della conservazione digitale a norma nei punti che seguono:
- Leggibilità del documento;
- Integrità;
- Identificazione univoca e certa della persona che produce il documento;
- Reperibilità dei documenti/informazioni veloce e semplice.
Conservazione digitale vs. Conservazione sostitutiva: le differenze
Conservazione sostitutiva
Con l’espressione
Conservazione Sostitutiva fino a non molto tempo fa si indicava la
dematerializzazione di un documento redatto originariamente in forma cartacea. Una volta dematerializzato il suddetto documento, veniva archiviato esclusivamente in formato digitale.
Ma quali sono gli
obiettivi della
conservazione sostitutiva?
- Evitare di occupare spazi con archivi cartacei
- Evitare di dover assumere personale che gestisca i suddetti spazi
All’interno del
progetto sole (SanitàOnlinE), è presente il Fascicolo Sanitario sul quale il medico, per avere un quadro completo dello stato di salute del peziente, di volta in volta deve trasferire documenti pregressi cartacei del paziente che non potevano ovviamente esistere in formato digitale per pazienti nati prima di un certo periodo. Un esempio sono i certificati vaccinali di bambini nati ad esempio negli anni ’80.
Consevazione digitale
Attualmente, con il termine conservazione digitale si intende sia la
redazione e archiviazione di documenti nativi digitali (redatti originariamente in digitale, dei quali non esiste equivalente cartaceo), che la
conservazione di documenti dematerializzati da cartaceo a digitale.
Quindi attualmente sarebbe più corretto parlare di Conservazione digitale
tour court e non di Conservazione Sostitutiva, perché i nuovi documenti vengono redatti
direttamente in digitale (non vi è più trasferimento da cartaceo a digitale).
La
fatturazione elettronica è infatti un esempio di questo tipo. La fattura nasce prima di tutto digitale, e poi volendo, in caso di necessità, diventa anche stampabile su carta.
Conservazione digitale: a chi affidarsi?
La conservazione digitale presuppone il rispetto di obblighi e norme tale da richiedere l’ausilio di una figura che sia non solo un professionista del settore, ma anche una figura competente e con molta esperienza.
Apkappa, conservatore accreditato Agid, mette a disposizione della vostra impresa, e dei vostri dipendenti, gli strumenti più adatti, i migliori professionisti in campo e la formazione necessaria in ambito di conservazione digitale in outsourcing!