Conservazione digitale a norma, cos'è e come funziona

Ecco tutto ciò che devi sapere sulla Conservazione digitale a norma.

Con Decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 si è finalmente concluso l’iter normativo che regolamenta la conservazione digitale a norma dei documenti informatici con particolare riferimento a quelli della Pubblica Amministrazione.

In particolare l’obbligo da parte delle PA di conservare tutti i documenti facenti parte del proprio archivio nasce dal fatto che lo stesso è individuato come bene culturale dal Codice dei Beni Culturali (Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42) e come tale non può essere distrutto, smembrato, deteriorato, danneggiato o scartato.

Eventuali spostamenti, smembramenti o scarti devono essere autorizzati dal Ministero dei Beni Culturali.
Questo principio è stato sempre chiaro e rispettato per i documenti la cui forma originale è cartacea mentre nel caso di quelli informatici si è dovuto attendere che il legislatore ne dettasse le regole per individuarne la forma originale.

Oggi la PA produce e riceve primariamente documenti originali informatici e quindi i suoi archivi sono sempre più ricchi di questi documenti a scapito di quelli originali cartacei. Quelli che tipicamente abbiamo imparato a conoscere tutti sono le fatture elettroniche ed il registro giornaliero di protocollo ma ormai sono praticamente tutti originali informatici; per questo il legislatore ha fornito strumenti normativi (leggi qui) per formarli con i giusti metodi e custodirli correttamente nel tempo.

Conservazione digitale: come funziona e quali strumenti servono

"Conservazione digitale" significa quindi custodire i documenti originali informatici in un ambiente informatico che rispetta delle ferree regole di accesso e garantisce che, una volta archiviati in questo ambiente, i documenti godranno delle seguenti caratteristiche nel tempo

immodificabilità, e di conseguenza autenticità, integrità e affidabilità
leggibilità
accessibilità

Il produttore del documento informatico provvede alla conservazione affidandolo ad un soggetto terzo accreditato da AgID per svolgere il servizio con il massimo livello di qualità e sicurezza (i.e. conservatori accreditati, leggi qui). Al conservatore il produttore affida il documento informatico da conservare insieme a delle informazioni che lo identificano in modo da agevolarne il reperimento nel sistema di conservazione.

Una volta affidato, il conservatore effettua delle verifiche di congruità rispetto ai criteri pattuiti preliminarmente con il produttore e, se superati, procede con l’archiviazione vera e propria. Da quell’istante il documento informatico è cristallizzato nella sua forma e contenuto per tutto il tempo che sarà custodito nel sistema di conservazione: potrà essere sempre ritrovato e consultato dal produttore che ne potrà produrre anche una copia da esibire a soggetti diversi dal produttore.

In questo modo nessuno potrà mettere in discussione le caratteristiche di immodificabilità che il documento conservato possiede: questo solo se è conservato in un sistema di conservazione digitale a norma accreditato da AgID.

Conservazione e validità delle firme digitali

La conservazione può essere utilizzata dalla PA anche come metodo alternativo alla marca temporale nel caso dei documenti firmati digitalmente; spesso infatti vengono solo firmati ma non marcati. Come è noto le firme digitali sono collegati ai certificati di firma che le Autorità rilasciano per consentire le verifiche di validità della firma stessa.

Questi certificati hanno una validità temporale relativamente breve, di solito 3 anni. Scaduto il certificato la validità della firma apposta al documento informatico viene meno; per evitare questo è necessario utilizzare uno dei seguenti metodi

il firmatario mentre firma appone anche la marca temporale: così, anche quando il certificato di firma sarà scaduto, si potrà dimostrare che il giorno e ora in cui è stata apposta quel certificato era valido, quindi la firma è riconosciuta valida. La marca temporale però ha validità tipicamente di 20 anni e impone un costo per ogni singola marca apposta. Da non dimenticare che il documento va comunque conservato, quindi vanno aggiunti i costi di conservazione;
il produttore del documento provvede a versarlo in conservazione prima della scadenza del certificato di firma. In questo caso non vi sono limiti temporali e costi aggiuntivi rispetto a quello sostenuto per il servizio di conservazione.

I vantaggi della conservazione digitale

La conservazione digitale a norma dei documenti informatici permette in sostanza un ingente risparmio di tempi e costi, garantendo inoltre maggiore efficienza dei procedimenti amministrativi.

Di fatto la conservazione è l’atto finale del ciclo di vita del documento e svolta nella modalità digitale permette alla PA di dematerializzare sempre più procedimenti amministrativi ottenendo vantaggi gestionali importanti come

reperimento e condivisione/trasmissione di documenti in tempo reale
eliminazione dei costi di stampa
riduzione degli spazi dedicati all’archiviazione cartacea dei documenti
riduzione dell’impatto organizzativo in caso di visite ispettive
maggiore efficienza nell’organizzazione dei documenti e nella loro gestione (dovuta all’automazione del processo)