Document Composition e Delivery Multicanale

Il servizio di ‘Document Composition e Delivery Multicanale’ consente di generare i documenti in formato elettronico e di inviarli in forma cartacea solo ai destinatari a cui non è possibile inviarli tramite P.E.C. o e-mail. I principali servizi:

• Ricezione periodica di spool di stampa, file informatici o data base da cui mpaginare, impostare graficamente i documenti emessi dall’azienda producendo PDF a norma (non modificabili);
• Invio tramite Posta Elettronica Certificata Massiva dei documenti ai soggetti dotati di indirizzo PEC;
• Produzione (stampa/imbustamento) e l’invio cartaceo a tariffe ridotte (Posta Massiva, Posta Premarcata, Recapito diretto tramite altre circuitazioni regionali), dei documenti non inviabili tramite PEC, E-mail, Fax o portali;
• Caricamento automatico dei documenti nel sistema di conservazione e/o in un sistema di workflow e/o Gestione Elettronica Documentale.

Con il servizio di Digitalizzazione e Dematerializzazione dei Documenti per la PA il caricamento in un sistema di workflow può essere esteso anche ai documenti tolti dalle buste, ripresi digitalmente, indicizzati ed inseriti nel sistema rendendoli disponibili in rete alle aziende che accedono al servizio.

La gestione e l’invio di comunicazioni fiscali, amministrative e commerciali, mediante piattaforma di Multi Delivery, consente di sfruttare le forme di recapito più consone alla tipologia di documento ed al genere di riscontro necessario, compreso l’invio tramite mail/PEC o tramite Web Services per il deposito nei Portali Regionali.

Manuale di Gestione Documentale della PA

La normativa prevede che tutte le Pubbliche Amministrazioni adeguiono i sistemi alle regole tecniche in materia di gestione elettronica dei documenti, aggiornando non solo i sistemi di protocollo informatico della PA ma anche il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico. Tra le molteplici novità introdotte dalla normativa vi è anche la produzione del "Registro giornaliero di protocollo", generato su supporto digitale e trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione.

Il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico deve essere obbligatoriamente pubblicato sul sito web istituzionale dell’ente, garantendo in questo modo la trasparenza delle azioni e diffondendo la condivisione delle scelte strategiche della Pubblica Amministrazione.

 È uno strumento di governo all’interno della macchina amministrativa e regolamenta le politiche in ambito documentale che l’Ente trasversalmente e a tutti i livelli pone in essere, abbracciando diversi aspetti: organizzativi, tecnologici, giuridici e archivistici. È cura dell’Ente dettagliare nel manuale la descrizione delle attività poste in essere, al fine di svolgere interi procedimenti digitali creando al contempo una corretta sedimentazione dei documenti negli archivi digitali, analogici e in via transitoria quelli ibridi.

Per la dematerializzazione dei documenti della Pubblica Amministrazione, gli Enti devono prevedere una riorganizzazione interna dei flussi documentali, riducendo progressivamente l’utilizzo del supporto cartaceo. Gli uffici pubblici devono utilizzare il sistema di gestione elettronica dei documenti per svolgere ogni attività inerente all’ordinamento, alla ricerca e all’accesso al patrimonio documentario. Il passaggio dall’analogico al digitale prevede una reingegnerizzazione dei procedimenti e dei flussi lavorativi, coinvolgendo in questo processo di ammodernamento tutto il personale dell’ente, dai livelli operativi a quelli dirigenziali.

Manuale di Gestione Documentale della PA è ideale per Pubblica Amministrazione, Aziende, Liberi Professionisti e Istituzioni Culturali.
 

Conservazione Digitale dei Documenti Informatici

È un servizio Saas: la nostra conservazione digitale è il primo sistema di conservazione accreditato nel cloud market place di AGID. Si basa su un insieme di regole tecniche e normative che consentono di garantire nel tempo l’autenticità dei documenti informatici prodotti e trasmessi, garantendo l’adempimento agli obblighi di legge ed il valore fiscale e probatorio degli stessi. 

Il servizio è integrato con le soluzioni software di Maggioli e favorisce completamente la gestione documentale per la PA.

La conservazione dei documenti informatici (firmati o meno) offre la possibilità di allegare ulteriori documenti, annotazioni, firme, metadati e quant’altro a:

• Registri e Libri (libro giornale, LUL, registrazioni di protocollo, registri contabili);
• Documenti Fiscali (es.: Fatture elettroniche, notifiche SDI, distinte, ordinativi);
• Dichiarazioni e Atti (es.: Delibere, Determinazioni, Verbali);
• Pratiche e Fascicoli (es.: SUAP, SUE, Fascicoli Elettorali);
• Comunicazioni (es.: PEC, e-mail, circolari, informative, atti giudiziari);
• Documentazione generica (protocollata o meno);
• Interi titolari di classificazione (Delibere, Decreti, Ordinanze, Fatture Elettroniche, Contratti).

Attivando un processo di gestione documentale per la Pubblica Amministrazione, gli archivi possono essere creati utilizzando direttamente i documenti informatici prodotti dal sistema gestionale, oppure ricevuti dalle controparti, senza la necessità di stamparli ed organizzarli in un archivio fisico e con la possibilità di integrarli con documenti di origine cartacea (DDT, corrispondenza, ricevute).

Digitalizzazione dei documenti

Il servizio di digitalizzazione prevede l’esecuzione di tutte le attività necessarie alla conversione digitale di documenti cartacei.

Il ciclo industriale di produzione è monitorato in ogni sua fase e prevede diverse sessioni di controllo in fase di preparazione, di scansione e di indicizzazione. I documenti digitalizzati ed indicizzati possono essere caricati in sistemi ECM (Enterprise Content Management) possono essere pubblicati su portali web del cliente, o sul web document center Maggioli per la consultazione tramite Internet.

L’ambiente di lavorazione è adeguatamente protetto con appositi sistemi di sicurezza attivi e passivi, anti intrusione e anti incendio. Tutti i dati di produzione sono duplicati su appositi Back – Up e conservati in ambienti sicuri. Tutte le connessioni Intranet/Internet sono protette con le più evolute tecnologie hardware e software.

Riproduzione Digitale Documentazione Storica

L’archiviazione digitale dei documenti della Pubblica amministrazione consente di riprodurre ogni genere di documento, volume o rivista.

L’introduzione di appositi sistemi di scansione anche per grandi formati consente di digitalizzare documentazione storica ed archivistica come, ad esempio: • Volumi rilegati • Libri antichi • Pergamene • Giornali • Riviste • Mappe • Manifesti.

L’utilizzo di tecnologie di ripresa ad illuminazione omogenea con luci fredde a Led consente la massima garanzia di integrità dell’originale. Appositi sistemi basculanti a “V” di 100/140 gradi permettono la gestione di libri rilegati correggendo la curvatura della pagina dovuta alla costa del libro.

Le immagini digitali prodotte possono essere generate nei formati file più diversi e diffusi: TIFF – JPEG – PDF – PDFA. Le immagini digitali ed i relativi indici di ricerca possono essere pubblicati on-line tramite il Data Center Maggioli oppure scaricati su supporti DVD e HDD.

Web Document Service

Internet e le tecnologie Web consentono di superare qualsiasi limite alla distribuzione e all’accesso di informazioni e documenti, con evidenti vantaggi e risparmi per le organizzazioni pubbliche e private.

Tramite l’utilizzo di un browser Internet, il Web Document Center Maggioli consente ai propri utenti registrati, abilitati e validati, di accedere all’archivio digitale dei documenti della Pubblica Amministrazione ovunque ci si trovi.

Le nostre soluzioni Web based consentono di affidare in outsourcing anche la gestione dell’applicativo di Content Management con le massime garanzie di sicurezza, affidabilità ed efficienza.

Il Web Document Center Maggioli consente di sfruttare le potenzialità di un evoluto sistema di Content Management senza che il Cliente debba farsi carico della gestione, manutenzione e obsolescenza delle tecnologie.